Assistant / Assistante de direction
Emploi Administrations - Institutions
Bourg-en-Bresse, 10, Ain, Grand Est
Appui au secrétariat pour la préparation des vœux de la préfète, de la secrétaire générale et de la directrice de cabinet au mois de décembre.
Vos activités principales :
Gestion autonome de la préparation des vœux de la préfète, de la secrétaire générale et de la directrice de cabinet, comprenant notamment :
- Réceptionner les cartes de vœux,
- Enregistrer les dates de réception et d'envoi dans un tableau de suivi dédié,
- Présenter les cartes aux membres du corps préfectoral via un parapheur,
- Vérifier et mettre à jour les adresses des destinataires dans le tableau de suivi,
- Assurer la mise sous pli et l'envoi des cartes,
- Suivre et actualiser la gestion des cartes dans le tableau dédié.
A titre subsidiaire, appui au secrétariat préfectoral et au bureau de la représentation de l'État dans les tâches quotidiennes, telles que :
- Organisation des réservations des salons et coordination de la mise en place des salles,
- Gestion des réponses aux invitations,
- Impression et préparation des dossiers,
- Gestion du courrier, classement et archivage des documents, etc
Spécificités du poste :
Travail en autonomie, maîtrise des outils[...]
